Журнал учета путевых листов

Журнал учета движения путевых листов: что это за документ

Форма № 8 утверждена Госкомстатом в 1997 году и до 2013 года являлась обязательной для предприятий, имеющих на балансе любой автотранспорт. С начала 2013 года она перестала быть обязательной, однако это совершенно не означает, что вести журнал теперь нет необходимости. Просто законодатели разрешили компаниям разрабатывать более удобные для себя формы документа, сохраняя, тем не менее, в нем полный набор обязательных реквизитов. Заметим, что большинство компаний по-прежнему используют журнал учета путевых листов, дополнив необходимые (важные для компании) графы.

Типовая или измененная форма журнала вводится в документооборот отметкой в учетной политике или отдельным приказом руководителя. Обычно журнал обновляется ежегодно, однако в крупных автотранспортных предприятиях зачастую устанавливают ежемесячный цикл, о чем также упоминают в учетной политике фирмы. Являясь первичным учетным документом, по общему правилу журнал хранится в предприятии или архиве не меньше пяти лет.

Требования к заполнению журнала

Форма № 8 – это журнал, на титульном листе которого указывается название компании, ее статус и период охвата. Собственно журнал – это таблица, в которую вносятся сведения обо всех выданных фирмой путевых листах. Даже, если какой-либо из них будет неправильно заполнен и испорчен, он прикладывается к журналу с пометкой «Испорчен», а его номер должен быть занесен в общем хронологическом порядке в журнал.

Как и многие регистрационные книги, журнал имеет сквозную нумерацию листов, прошивается, заверяется росписью руководителя и печатью организации (если она есть). Ответственность за заполнение документа и достоверность сведений в нем возлагается на сотрудника, назначенного выполнять эту работу распоряжением руководства либо в соответствии с должностными обязанностями. Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать можно ниже. Выглядит он так:

Все графы этой формы обязательны к заполнению. В них в хронологическом порядке отражается информация о номере ПЛ, дате выдачи, ФИО водителя, которому он выдан и его подтверждающую подпись. При возврате путевого листа делается отметка о дате его возврата и подтверждается подписью диспетчера, который принимает лист и передает в обработку бухгалтеру. Бухгалтер также подтверждает передачу путевок росписью в получении.

Журнал учета путевых листов: образец заполнения

№ п/л

Дата выдачи п/л

Водитель

Гаражный № ТС

Подпись

Примечание

ФИО

таб. №

водителя в получении п/л

диспетчера и дата приемки п/л и документов от водителя

бухгалтера и дата приемки п/л

Сергеев Антон Михайлович

роспись водителя

подпись диспетчера

13.01.2017 подпись бухгалтера

заполняется при особенностях маршрута и т.п.

Першин Андрей Викторович

роспись водителя

подпись диспетчера

13.01.2017 подпись бухгалтера

Предприятия и бизнесмены вправе дополнить таблицу графами с разной информацией, которую посчитают необходимой. Так, многие фирмы вносят сведения о маршруте ТС, доставленных грузах, пробеге автомобиля, расходе горючего и др.

Важность этого учетного документа определяется еще и тем, что он является одним из подтверждений работы автотранспорта компании, а, следовательно, и расходов на топливо, позволяющих уменьшить налоговую базу, сократив соответствующие платежи. Помимо этого, журнал, фиксируя выходы водителей на линию и информацию о времени работы, служит основанием для начисления заработной платы водителям компании.

Составные части журнала

Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, находится наименование журнала с указанием года (месяца) заполнения (обычно его срок действия – 1 год, но бывают и краткосрочные варианты, на один месяц).

В верхней части обложки заполняющий пишет полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, он сразу вписан в бланк), код по ОКПО.

Таблица, которая располагается на втором листе журнала, содержит столбцы. Каждый из этих столбцов предполагает содержание следующей информации:

  • Номер путевого листа. В документе принята сквозная нумерация. Все записи производятся в хронологическом порядке.
  • Когда был выдан путевой лист (дата).
  • Информация на водителя: ФИО прописью, если есть – табельный номер.
  • Цифры гаражного (не номерного) номера машины.
  • Подпись водителя как гарантия того, что путевой лист им получен.
  • «Автограф» диспетчера, который принял путевой лист с отметками, а также другие документы о поездке (эти данные указываются в примечании).
  • Подпись бухгалтера. Ставится после того, как путевой лист поступил в бухгалтерию.
  • Примечание. Эта графа предназначена для данных, которые принципиально важны для выдачи или принятия путевых листов. Там указываются пометки (или их отсутствие) на документах, исправления, физические свойства поступившей бумаги и пр.

Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения.

Что касается срока хранения, то, согласно существующим нормам, журнал выдачи путевых листов хранится не менее 5 лет.

Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать.

Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его

Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.

ВАЖНО! Журнал учета путевых листов (ЖУ) обязательно должны вести все организации, которые имеют в собственности транспортные средства (п. 17 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Закон о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 отменил обязательное применение унифицированной формы документа — код по ОКУД 0345008. Форма № 8 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации.

В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.

Выполняя требования закона № 402-ФЗ о формах учета хозяйственных операций и условий приказа Минтранса № 152, определите форму и порядок заполнения в учетной политике.

Порядок учета

Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78. Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:

  1. Название документа.
  2. Номер документа в хронологическом порядке.
  3. Срок действия.
  4. Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
  5. Тип и модель автомобиля.
  6. Государственный регистрационный знак авто.
  7. Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
  8. Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
  9. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
  10. Ф.И.О. водителя.
  11. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
  12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
  13. Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
  14. Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.

ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.

Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2019 году».

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов

Журнал учета движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из двух частей:

  1. Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
  2. Табличная часть, в которой указываются:
  • номер путевого листа и дата его выдачи;
  • данные водителя и его табельный номер;
  • гаражный номер автомобиля;
  • подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
    • водителя — о получении путевого листа;
    • диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
    • бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.

Также при необходимости делается примечание.

В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.

Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.

Что такое журнал учета путевых листов?

Владельцы транспортных компаний, которые не первый год работают на рынке, прекрасно знают, что это за журнал такой и зачем нужно его вести. Новичкам в этом деле придется еще разобраться с рабочей документацией, чтобы не нарваться на штрафы.

28 ноября 1997 года Госкомстат издал постановление, согласно которому вводилась унифицированная форма № 8, обязательная к заполнению всеми транспортными компаниями.

Единая форма, разработанная специалистами Госкомстата, была обязательна к использованию в неизменном виде вплоть до 2013 года.

Начиная с этого периода, владельцы компаний получили возможность разрабатывать свои бланки, но с обязательным указанием всех реквизитов.

То есть владельцам просто разрешили добавить несколько граф, если есть такая необходимость, оформив соответствующий приказ и назначив ответственных за исполнение этого приказа лиц.

Новые правила с увеличением количества реквизитов начали действовать с 1 марта 2017 года. С ними стоит ознакомиться, чтобы получить компенсацию за расходные материалы и снизить налоговую нагрузку.

Водитель, независимо от того, что он водит (автобус, грузовик, тягач, трактор и т.д.), не имеет права выходить на рейс, если у него нет с собой путевого листа.

Есть два способа оформления движения путевых листов:

  1. Ежедневная.

    Если транспортные средства, что есть на балансе вашей организации, осуществляют ежедневные рейсы, то и журнал они обязаны заполнять ежедневно.

    Правда, бывают командировки на несколько суток, когда путевой лист выдается именно на период командировки.

  2. Ежемесячная.

    Если любые типы перевозок – дополнительный вид деятельности вашей компании, то можно заполнять журнал раз в месяц.

Если в вашей компании нельзя найти лицо, которое было бы ответственным за ведение журнала, можно заключить договор с фирмой, которая, к примеру, занимается техосмотром и ремонтом вашей техники.

Как продать битую машину: 2 случая сбыта + рекомендации

Тщательно составляйте договор, чтобы другая сторона точно знала свои обязанности и не совершала ошибок при заполнении формы. Это поможет вам избежать спорных ситуаций и проблем с Налоговой.

Как вести журнал учета движения путевых листов: подробно

Предпринимателей волнует, как правильно оформлять журнал учета путевых листов, чтобы не возникло проблем с проверяющими органами и чтобы не запутаться самому.

1) Ключевые требования к ведению записей журнала учета движения путевых листов.

Бланк, о котором идет речь, еще называют унифицированной формой № 8 как раз из-за того, что сам образец и порядок его ведения утвержден Госкомстатом.

Есть две основные части, из которых состоит эта форма:

  1. Обложка (титульный лист).

    Эту часть нужно заполнить первой, написав или напечатав на ней хотя бы наименование организации и дату, которая знаменует начало внесения первой записи. Можно при необходимости пропечатать на обложке адрес организации, реквизиты и прочее.

  2. Таблица с графами.

    Именно эти графы вам предстоит заполнять в дальнейшем.

Видим, что в табличной части 9 колонок:

1. Порядковый номер путевого листа
2. Дата выдачи
3. Личные данные о водителе
4. Табельный номер
5. Гаражный номер водителя и марка автомобиля
6. Подпись о получении листа водителем
7. Подпись диспетчера и дата приема путевого листа
8. Подпись бухгалтера и дата приема листа
9. Примечания

Все колонки, которые есть в наличии, нужно заполнить в обязательном порядке. Заполненный бланк учета будет иметь вот такой вид:

Вот несколько советов по поводу того, как грамотно заполнить журнал учета движения путевых листов:

  1. Во избежание фальсификаций все листы лучше сшить и пронумеровать.
  2. Руководитель компании, а также главбух на обратной стороне тетради обязательно ставят свои подписи, скрепляя их печатью компании.
  3. Нумерация должна быть сквозной для всего журнала.
  4. Вести правильно эту тетрадь в ваших интересах, потому что ее наличие позволяет существенно снизить расходы на налоги в конце каждого периода.
  5. Если люди, ответственные за заполнение журнала, будут относиться к своим обязанностям халатно и налоговая проверка обнаружит ряд ошибок, то не видать вам компенсации за бензин и другие расходные материалы.

Не принципиально вносить данные вручную и систематизировать информацию в виде бумажной книги.

Сегодня многие компании, желая использовать в своей работе новые технологии, хранят всю информацию на компьютере и ведут записи в электронном виде.

Подобная форма учета допускается, но не лишним будет делать резервные копии, чтобы в случае форс-мажора с компьютером, вся информация сохранилась.

Это крайне важно, потому что согласно требованиям Госкомстата все заполненные журналы следует хранить в архиве не менее 5 лет, независимо от того, заполнялись они вручную или в электронном виде.

2) Новые правила заполнения журнала учета путевых листов.

18 января 2017 года Минтранс России издал указ о том, что унифицированная форма изменит свой внешний вид, в первую очередь из-за увеличения количества реквизитов, которые предстоит заполнить.

Если раньше их было 9, то теперь количество реквизитов увеличилось до 14:

1. Название «Путевой лист»
2. Порядковый номер путевого листа
3. Сроки действия
4. Сведенья о собственнике автомобиля
5. Тип и модель автомобиля
6. Регистрационный знак авто
7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж
8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж
9. Подпись и ФИО работника, который указывает данные одометра
10. Подпись и ФИО работника, который указывает данные одометра
11. Дата и время передрейсового и послерейсового медосмотра водителя
12. Штамп, подпись и ФИО работника, что проводит медосмотр
13. Отметка о передрейсовом осмотре технического состояния авто
14. Подпись и ФИО контролера технического состояния авто

Естественно, из-за увеличения количества реквизитов изменился и сам внешний вид путевых листов:

Если говорить о других изменениях, то это необязательность штампа или печати в журнале. Хотя никто вас не накажет, если вы по-прежнему будете штамповать свои листы.

Еще во избежание недоразумений о том, кому нужно вести такой учет движения, а кто может обойтись без него, в новом Приказе прописан список компаний, для которых данный журнал необходим. Это:

  • владельцы маршрутных такси (и городских, и пригородных, и междугородних);
  • компании, имеющие на балансе автомобили, что перевозят грузы разных габаритов;
  • организации, что занимаются перевозками с помощью других видов транспорта, например, троллейбусов.

3) Где взять журнал учета путевых листов?

Есть 3 способа обзавестись путевыми листами, чтобы работать по правилам Минтранса:

  1. Купить уже готовый журнал.

    Они могут продаваться в книжных магазинах вашего города. Если же вы не можете найти подходящую тетрадь в обычном маркете, то вас точно выручит интернет-шопинг.

    Готовые журналы по приемлемым ценам продаются на:

    • https://www.komus.ru/katalog/bumaga-i-bumazhnye-izdeliya/bukhgalterskie-knigi-blanki-formy/knigi-spetsializirovannye/zhurnal-ucheta-putevykh-listov-a4-50-listov/p/507644/,
    • http://cityblank.ru/catalog/journals_of_record_and_registration_of_traffic_and_transport
      _traffic/zhurnal_ucheta_dvizheniya_putevykh_listov/,
    • http://www.labirint.ru/office/150845/,
    • http://www.rublank.ru/shop/transport/zhurnaly/zhurnal_ucheta_dvizheniya_putevyh_listov/,
    • http://my-shop.ru/shop/products/1717106.html и других сайтах.
  2. Скачать бланк в интернете.

    Если вы собираетесь заполнять путевые листы в электронном виде и хотите сэкономить на покупке журнала, можно скачать готовый образец на одном из многочисленных ресурсов. Например:

    • http://buhguru.com/effektivniy-buhgalter/zhur-uchet-putevyh-listov-forma-8.html,
    • http://mospostavka.ru/page/zhurnal-ucheta-dvizhenija-putevyh-listov-forma-8,
    • http://znaydelo.ru/document/journal/ucheta-putevyh-listov.html,
    • https://buhnk.ru/buhgalterskij-uchet/kak-zapolnit-zhurnal-ucheta-putevyh-listov-osobennosti/,
    • http://spmag.ru/articles/zhurnal-ucheta-putevyh-listov-forma-8 и т.д.
  3. Разработать собственный образец.

    Если готовая унифицированная форма нового образца вас не устраивает, допустим, вам не хватает нескольких граф для указания важных данных, вы можете разработать собственную форму.

    Но и в этом случае стоит воспользоваться уже готовыми образцами, подготовленными Минтрансом, чтобы не упустить важных реквизитов.

Оформление путевого листа. Пример заполнения.

В нашем видеосюжете представлены обязательные
к заполнению реквизиты путевого листа.

Можно ли создать свой образец журнала путевых листов и как именно это лучше сделать?

Согласно новому Приказу Минтранса, вы можете как скачать унифицированную форму образца, так и разработать собственный бланк, который отвечает интересам вашей компании.

Просто так (сели, поиграли на компьютере и образец готов) ввести свою форму нельзя. Нужно создать соответствующий приказ.

Приказ обязательно издается на фирменном бланке вашей фирмы.

Он должен включать в себя следующие составляющие:

1. Наименование вашей организации
2. Номер и дату составления приказа
3. Название документа
4. Краткое изложение сути приказа
5. Дату ввода приказа в действие
6. Круг лиц, которых непосредственно касается приказ
7. Перечень лиц, которые и будут непосредственно исполнять приказ
8. Подписи руководителя
9. Печать компании
10. Подписи тех лиц, что ознакомились с приказом

Не важно, используете вы готовую форму или разработали собственный вид журнала учета путевых листов. Главное, чтобы ваша транспортная компания имела такой документ, и он отвечал всем требованиям Минтранса.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *