Внутренняя отчетность

Оформление Финансовых документов и отчетов

1. Оформление Финансовых документов и отчетов.
1.1 Ознакомиться с организацией прохождения практики, финансовыми документами и отчетами.
Объектом прохождения практики послужило предприятие –
КАНАШСКОЕ РАЙПО – это отдельно стоящее здание. Общая площадь составляет 103 кв./м., из которых 39кв./м. приходится на торговый зал.
Режим работы магазина с 8.00 до 18.00 час. без перерыва на обед ивыходных.
Наиболее интенсивный поток покупателей приходится на временные рамки с 12.00 до 14.00 час. и с 17.00 до 18.00 час., то есть на обеденное время и конец рабочего дня.
Численность работников магазина составляет 3 человека: заведующий, 2 продовца.
Магазин имеет лицензию на право ведения торговой деятельности, на право продажи алкогольной продукции.
К основным видам деятельности «Райпо» относится розничнаяторговля продуктами питания и сопутствующими товарами. Основная деятельность магазина – реализация мирового ассортимента продовольственных товаров. Магазин продовольственного направление и специализируется на продаже различных групп товаров: хлеба и хлебобулочных изделий, бакалейных товаров, кондитерских изделий, м олока и молочных изделий, мяса и мясопродуктов, мясной гастрономии, рыбы и рыбнойгастрономии, плодов и овощей, алкогольных и безалкогольных напитков.
По методу продажи- продажа товаров с открытой выкладкой – сущность этой формы продажи состоит в том, что товары открыто размещают на прилавках, стендах, горках, в шкафах. Таким образом покупателю предоставляется полная возможность осматривать и отбирать нужные товары, Отобранные товары передаются продавцу, который их упаковывает ивыдает покупателю.
Место расположения выбрано удобно и экономически выгодно, так как рядом находится множество жилых домов, школа, садик, почта поэтому контингент обслуживания разанообразный.
Магазин посещают покупатели разного социального положения и возраста: дети, подростки, пожилые, проезжие и т.д.
1.2 Составить перечень финансовых документов.
Основными финансовыми документами, являются:1. Баланс (баланс активов и пассивов).
2. Сводный отчет о прибылях и убытках (счет прибылей и убытков).
3. Отчет о фондах и их использовании.
4. Счет финансирования.
Финансовая отчетность является основой определения платежеспо­собности и прибыльности. Платежеспособность — это способность пред­приятия погасить долги при наступлении срока платежа, информация о за­долженности отражаетсяв балансе. Баланс показывает финансовое поло­жение предприятия на определенный, как правило, последний день месяца, квартала, года. Баланс состоит из двух частей: в левой указываются акти­вы, в правой — пассивы. В активе показаны средства, которыми располага­ет предприятие (производственные запасы, товары, основной капитал, де­биторская задолженность). В пассиве показаны источники средств, т. е.кредиторская задолженность и собственный (акционерный) капитал пред­приятия. В собственном капитале указывается сумма, подлежащая рас­пределению между держателями акций в случае ликвидации предприятия на дату составления баланса. Обе части баланса всегда уравновешены, т. е. сбалансированы.
Отчет о прибылях и убытках (счет прибылей и убытков) показы­вает сумму прибыли или убытков фирмы за год. В товремя как баланс характеризует платежеспособность фирмы на определенную дату, отчет о прибылях и убытках отражает прибыльность фирмы, т. е. показывает ре­зультат деятельности фирмы за определенный период.
В отчете о прибылях и убытках сравнивается сумма выручки от про­дажи товаров и другие виды доходов со всеми затратами и капиталовложе­ниями, осуществленными в процессе функционированияпредприятия. В ре­зультате предприятие за год своей деятельности имеет или чистую при­быль, или убыток.
Если отчет о прибылях и убытках отражает результат деятельности предприятия и представляет интерес для его акционеров, то отчет о полу­ченной прибыли к распределению показывает результат функционирования предприятия и представляет интерес для него.
В отчете показаны суммы,…

Составление финансовых документов и отчетов

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Финансы компании — сисфинансовых, денежных, экономических отношений, связанных с функционированием финансовой системы компании.

От состояния финансов компании зависит возможность удовлетворения потребностей общества. Сущность финансов наиболее полно отражается в их базовых функциях:

  • — аккумулирующая (накопительная) функция финансов — процесс накопления, мобилизации денежных средств или других финансовых активов, необходимых для функционирования объектов, субъектов, реализации задач, решений, проектов и т.д.;
  • — распределительная функция финансов — удовлетворение целевых потребностей соответствующей системы, объекта, субъекта в финансовых ресурсах;
  • — контрольная функция финансов — контроль и анализ количественных и качественных параметров процессов расходования средств. В частности, на уровне предприятия данная функция позволяет оценивать его общую эффективность и эффективность отдельных сфер деятельности, а так же осуществлять контроль за поступлением выручки и за своевременным перечислением средств;
  • — инвестиционная функция — организация и вложение денежных средств и иных активов в различные проекты.

Одним из основных требований успешного функционирования предприятий и организаций в условиях формирования рыночной экономики является безубыточность хозяйственной и другой деятельности, возмещение расходов собственными доходами и обеспечение в определенных размерах прибыльности, рентабельности хозяйствования. Финансы имеют денежную форму.

Денежные средства организации представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

В условиях товарно-денежных отношений в процессе купли-продажи товара возникают расчеты и платежи, которые происходят и при распределении и при перераспределении денежных средств. Совокупность всех денежных платежей образует денежный оборот.

Главной задачей любого коммерческого предприятия является хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов членов трудового коллектива и интересов собственника имущества предприятия.

Документы бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет ведется на основе первичных документов. Некоторые первичные документы – унифицированные, а некоторые разрабатываем сами и утверждаем в Учетной политике. При этом бухгалтерским законодательством предусмотрен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

На основе первичных учетных документов ведутся регистры синтетического и аналитического учета, служащие для регистрации, систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах. Обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета приведены в ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

На основе регистров бухгалтерского учета составляется бухгалтерская отчетность.

Бухгалтерский баланс характеризует финансовое положение организации на отчетную дату.

Информация о финансовых результатах организации за отчетный период отражается в Отчете о финансовых результатах.

Сведения о наличии и изменениях уставного, резервного и других составляющих капитала организация раскрывает в Отчете об изменениях капитала.

В Отчете о движении денежных средств приводятся данные о движении денежных средств в отчетном периоде, характеризующие наличие, поступление и расходование денежных средств в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности.

Отчет о целевом использовании средств, как правило, заполняется некоммерческими организациями и включается в состав годовой отчетности (ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Дополнительно организация может представлять информацию, сопутствующую бухгалтерской отчетности (динамика важнейших экономических и финансовых показателей за ряд лет; планируемое развитие организации; предполагаемые капитальные и долгосрочные финансовые вложения и т.д.).

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?

Первичная документация в бухгалтерии – это основа бухгалтерского учета. Если визуально представить систему бухгалтерского учета раскидистым деревом с густой листвой, то листики и есть первичные документы бухучета.

Собираются листики в «ветки» – регистры, из которых создается мощная «крона» дерева – синтетический учет по бухгалтерским счетам, а мощная зеленая крона – залог цветущего дерева, т.е. правильный и полный бухгалтерский учет на предприятии.

В каком порядке осуществляется расчёт неустойки по ставке рефинансирования, вы можете узнать в нашей новой публикации по ссылке.

Образец первичного бухгалтерского документа – табеля учета рабочего времени.

Что такое первичный документ в бухгалтерском учете?

Первичный документ – это типовой бланк определенного образца, заполненный в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета, методическими рекомендациями статистических, налоговых, страховых, банковских и других органов.

Типовые формы первичных документов утверждают государственные органы статистики. Различные документы узкой направленности утверждаются министерствами и ведомствами по видам деятельности.

Первичные документы необходимы для оформления хозяйственных операций, они подтверждают осуществление сделки продажи-покупки, аренды, получение и расход денег,оплату поставщикам. Первичные документы – это основа бухгалтерского учета в организации.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности: что это такое и как его рассчитать самостоятельно – узнайте по ссылке.

Требования к заполнению первичной документации в бухгалтерии

При заполнении любого документа требуется указывать информацию – реквизиты:

  • название документа
  • дата заполнения документа
  • наименование предприятия (поставщика, подрядчика, покупателя)
  • № расчетного счета, реквизиты банка (при необходимости)
  • наименование хозяйственной операции, выраженной в количественном составе и денежной стоимости
  • указание ф.и.о. должностных лиц, имеющих право оформлять и подписывать документ
  • личная подпись каждого ответственного лица
  • оттиск печати или штампа

Отсутствие записи одного из вышеперечисленных реквизитов на документе не дает право считать документ действительным.

Образец первичной бухгалтерской документации – авансового отчета.

Виды первичных документов

  • Кассовые ордера – подтверждают движение денег в кассе предприятия.
  • Банковская выписка – свидетельствует о движении денег на расчетном счете предприятия.
  • Квитанции – подтверждают оплату услуг и налогов, покупку товара за наличный расчет.
  • Платежное поручение – подтверждает оплату поставщикам и подрядчикам по безналичному расчету.
  • Авансовый отчет – оформляется при выдаче в подотчет наличных денег.

При заполнении отчета к нему прикладываются другие первичные документы: квитанции на оплату проживания в гостинице (для командировочных), проездные билеты, товарные чеки на приобретение малоценных быстро изнашиваемых предметов, канцтоваров

  • Товарный чек – подтверждает покупку товаров и оплату услуг. Должен соответствовать требованиям: чек должен быть выдан через электронный контрольно-кассовый аппарат, зарегистрированный в налоговой инспекции и иметь фискальный номер.
  • Накладная – подтверждает отпуск товара. Указывается наименование товара, количество, цена и сумма. В бланке одной товарной накладной допускается несколько наименований товаров.
  • Товарно-транспортная накладная – дает разрешение на перевозку и доставку товаров и грузов. Кроме наименования товаров, их количества, цены и суммы, в накладной указывается марка и номер автомобиля, фамилия водителя, маршрут доставки товара.
  • Счет – документ с указанием банковских реквизитов поставщика или подрядчика, перечень товаров или услуг, и сумма оплаты.

Является разовым документом, соответствующим одной определенной хозяйственной операции. К счету прикладывают первичные документы: смету на выполнение работ, договор подряда, калькуляцию затрат, накладную на товар.

Что такое балансовая стоимость основных средств? Ответ содержится в публикации по ссылке.

Образец первичного документа – кассового ордера.

  • Табель учета рабочего времени – фиксирует отработанные часы каждым сотрудником в течение месяца
  • Расчетная ведомость – ведомость начисления заработной платы.
  • Платежная ведомость – ведомость выдачи заработной платы.
  • Расчетно-платежная ведомость – объединяет в 1 документе начисление и выдачу заработной платы, составляется на основании Табеля учета рабочего времени.

Типовые бухгалтерские первичные документы не могут изменяться по желанию руководителей предприятий.

Но каждое предприятие имеет право разработать и применять свою документацию в соответствии со спецификой деятельности.

В списке типовых первичных документов указаны основные виды документов, которые применяются практически на всех предприятиях. Видов первичных документов много, к ним относятся различные карточки учета основных средств, оборудования и мбп, калькуляционные карточки и сметы, без которых общий учет просто невозможен.

Личные листки по учету кадров, анкеты и личные дела, также относятся к первичным кадровым документам.

Что такое рентабельность предприятия и на что влияет данный показатель, вы можете прочесть в этой статье.

Исправления в первичных документах

1. Если это не бланк строгой отчетности, то документ нужно правильно переписать, а испорченный документ уничтожить.

2. Бланк строгой отчетности перечеркнуть косой линией красного цвета из одного угля листа к другому и сделать запись «аннулировано». Испорченный бланк не уничтожать.

3. Допустимые исправления: одной тонкой линией зачеркнуть неправильную запись, сверху сделать правильную запись, рядом написать «Исправленному верить», поставить подпись должностного лица и печать предприятия.

4. Нельзя! Полностью зачеркивать или заштриховывать неправильную запись, она должна просматриваться под линией зачеркивания.

Что такое бизнес-план, для чего он нужен и как его составить самостоятельно, вы можете узнать

Образец первичного документа – товарно-транспортной накладной.

Срок хранения первичных документов

  • Все документы хранятся не менее 5 лет.
  • Документы по кадрам, связанные с лицевыми счетами сотрудников, начислением заработной платы, удержанием налогов и взносов в пенсионный фонд, хранятся не менее 75 лет.
  • Для уничтожения документов, приказом по предприятию создается комиссия, которая оформляет уничтожение документов специальным актом.

Какая предусмотрена ответственности учредителей по долгам созданного ими юридического лица – узнайте

Правильное и достоверное ведение первичной документации в бухгалтерии, соответствие документооборота, позволит обеспечить четкий бухгалтерский учет на предприятии.

Что такое первичные бухгалтерские документы? Ответ содержится в следующем видео:

Внутренняя отчетность предприятий обязана быть:

1. Целесообразной. Данные, указанные в отчете, должны отвечать цели, для которой этот отчет создавался.

2. Оперативной и своевременной. Этот критерий очень важен, потому что управление бизнесом не терпит промедлений.

3. Объективной, без личных мнений. В отчете должны быть представлены только голые цифры и проверенная информация, без какой-либо интерпретации.

4. Краткой и удобной для анализа. Отчет не должен добавлять проблем, его задача – быстро ответить на поставленные вопросы.

5. Выгодной. Затраты на составление отчетов должны быть сопоставимы с финансовым эффектом от них.

6. Гибкой в оформлении. Должна быть возможность добавить или убрать какие-то показатели и не терять при этом скорости и точности составления отчета.

7. Понятной и наглядной. Отчет должен быть оформлен так, чтобы основные выводы из него можно было сделать быстро. Выделение ключевых показателей, никаких лишних данных, четкость изложения – характеристики хорошего отчета. Можно сказать, что этот документ нужно оформлять красиво.

8. Адресной. Составление внутренней отчетности – серьезный момент, потому что в большинстве случаев указанные данные конфиденциальны. Поэтому отчет адресуется конкретному человеку, который сам принимает решение, какую его часть обнародовать. Рекомендуется показывать часть цифр команде для наглядности работы людей и большего доверия с их стороны.

Прежде чем думать о том, какие отчеты нужно будет составлять после запуска своего дела, можно проверить свои знания по части ведения бизнеса. Принимайте участие в бизнес-игре «Твой старт» и оцените ваши навыки предпринимателя!

Отчеты руководству предоставляют все отделы предприятия. Это помогает следить за каждым элементом отдельно и за компанией в целом.

Внутренняя управленческая отчетность делится на:

1. Комплексные итоговые отчеты. Включает данные за установленный период (квартал, год) о том, с помощью каких ресурсов были реализованы планы. Составляются регулярно и содержат информацию о доходах и расходах всех отделов, рентабельность и другие финансовые показатели.

2. Тематические отчеты. Предоставляются в случае возникновения отклонений в каких-то из основных для работы компании показателях: снижение рентабельности, рост заказов на какой-то непопулярный товар.

3. Аналитические отчеты. Эти документы составляются только по требованию руководства и представляют из себя глубокий анализ заданной темы. Так, топ-менеджеру может понадобиться ответ, почему меняется рентабельность, каковы риски инвестиций, анализ конкурентной среды.

Законодательно внутренняя отчетность в управленческом учете и ее формат никак не описаны. Каждая компания самостоятельно устанавливает параметры, периодичность и критерии отчетов. Форма внутренних отчетов является коммерческой тайной.

Внутренняя и внешняя отчетность предприятия отличаются тем, что первая нужна для управления бизнесом, а вторая – для его презентации внешнему миру. По внешней отчетности дела компании оценивают потенциальные инвесторы, партнеры, госорганы, конкуренты. Предприятия, зарегистрированные как открытые акционерные общества, обязаны публиковать эти данные ежегодно, потому что их внешняя отчетность является публичной.

Внутренняя финансовая отчетность – это целый комплекс разных документов, но можно выделить три ключевых отчета:

1. Отчет о доходах и расходах, который покажет прибыль компании и возможные растраты.

2. Отчет о движении денег в компании, который покажет, куда были потрачены и откуда пришли средства.

3. Баланс. Демонстрирует стоимость компании на текущий момент.

В крупных компаниях система внутренней отчетности – это зона ответственности специального отдела. Аналитики занимаются сопоставлением всех финансовых данных, денежных потоков предприятия, прогнозами на будущее.

В любой области внутренняя отчетность для менеджера – прямое руководство к действию. Цифры наглядно показывают, куда уходит прибыль и рентабелен ли ваш бизнес в конкретный отрезок времени. Нет никакой интерпретации, кроме четких данных, которые помогают быстро принять нужное решение.

Необходимость регулярно сдавать бухгалтерские и налоговые отчеты ставит вопрос: какой программой пользоваться? Нужно, чтобы данные обрабатывались точно, быстро и без ошибок. Узнайте из нашей статьи о лучших программах для бухгалтерского учета!

Введение

Роль информации в современном деловом мире неук­лонно возрастает. В предпринимательской деятельности от качества экономической информации зависит деловой успех, выражающийся в получении прибыли и росте ка­питала. Для принятия инвестиционных решений, выбо­ра клиентов, поставщиков, прочих деловых партнеров, необходима полнота и достоверность сведений.

Под отчетомпонимается получаемая информация, представленная в приемлемом для пользователя виде. Как правило, отчет представляется на бумажном носителе, но может и в электронном виде или в любом другом. Важен не носитель, а обращенность отчета к пользователю. Че­ловек заведомо не в состоянии воспринимать и перераба­тывать всю информацию, присутствующую в информа­ционных системах управления, поэтому вынужден потреб­лять ее порциями. Порция информации, содержащая толь­ко требуемые пользователю сведения и сгруппированная максимально удобным для него образом, и представляет собой отчет.

Отчетность — это система взаимосвязанных показате­лей, характеризующих условия и результаты деятельно­сти предприятия или составляющих его элементов за ис­текший период.

Составление отчетности — завершающий этап учетно­го процесса, поэтому она состоит из обобщающих итого­вых показателей, которые получают в конце отчетного периода с помощью соответствующей обработки данных текущего учета. Отчетность может содержать как количественные, так и качественные показатели, как в сто­имостном, так и в натуральном выражениях. Таким об­разом, отчетность представляет собой источник инфор­мации для анализа и принятия решений.

Целью курсовой работы является изучение управленческой отчетности.

Задачами курсовой работы являются:

— изучение целей создания управленческой отчетности;

— изучение видов управленческой отчетности;

— изучение требований к управленческой отчетности;

— анализ управленческой информации.

Предметом исследования является управленческая отчетность организации.

Методологической и методической основой написания курсовой работы являются федеральные законы РФ, положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), учебная и справочная литература.

1.1. Понятие и виды отчетности

Применяемую на практике отчетность можно разде­лить на несколько видов по трем основным характерис­тикам:

1) объем информации, представляемой в отчете;

2) цель составления;

3) период отчетности.

По объему информацииразличают частную и общую отчетность. Частная отчетность содержит информацию о результатах деятельности какой-либо структурной еди­ницы предприятия или об отдельных направлениях ее деятельности, или о результатах деятельности по конк­ретным географическим регионам (филиалам). Общая отчетностьхарактеризует результаты деятельности пред­приятия в целом.

В зависимости от целей составленияотечность может быть внешней и внутренней. Внешняя отчетностьслу­жит средством информирования пользователей, заинте­ресованных в характере деятельности, доходности и иму­щественном положении предприятия. Составление внут­ренней отчетностивызвано потребностью внутрифирмен­ного управления.

В зависимости от периода,который охватывает состав­ляемая отчетность, различают периодическую и годовую отчетность. Периодическая отчетность— это отчетность, составленная через определенные промежутки времени (день, неделя, декада, месяц, квартал, полгода). Годовая отчетностьсоставляется в сроки, регламентированными действующими нормативными актами РФ.

Управленческая отчетность— внутренняя отчетность, т. е. отчетность об условиях и результатах деятельности структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также результатах де­ятельности по регионам.

Целью составленияуправленческой отчетности явля­ется удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления стоимо­стных и натуральных показателей, позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений предприятия (отдельные направления его деятельности), а также кон­кретных менеджеров.

Цель составления внутренней отчетности обусловли­вает ее периодичность и формы, а также набор показа­телей. Точность и объем приводимых данных зависят от организационно-технологических и экономических осо­бенностей, присущих предприятию и конкретному объек­ту управленческого учета, цели управления применитель­но к данному объекту учета. В связи с этим разработка внутренней отчетности является главной задачей пред­приятия. Содержание, формы, сроки и обязанности пред­ставления этой отчетности, а также пользователи зави­сят от условий хозяйствования на конкретном предпри­ятии.

1.2 Система управленческой отчетности

Система управленческой отчетности — один из наиболее сложных и важных элементов управленческого учета, позволяющий руководству предприятия, с одной стороны, понять пределы своих возможностей в получении необходимых сведений от исполнителей, а также возмож­ностей информационной и технической служб, а с другой стороны — получить эти сведения оформленными надле­жащим образом, т. е. в том виде, в котором ими удобно пользоваться для принятия управленческих решений.

Кроме того, система управленческой отчетности — это результат деятельности любой системы управленчес­кого учета или, иначе говоря, продукт ее деятельности, то, для чего она создается на предприятии.

При формировании системы управленческой отчетно­сти требуется:

— определить форму, срок предоставления отчета и ответственного за его составление;

— составить схему формирования управленческих от­четов, определить владельцев исходной информации;

— наделить ответственного полномочиями координа­тора, т. е, административно разрешить ему получе­ние информации у ее владельцев;

— определить пользователей информации и форму, в которой она будет им предоставляться.

Для успешного ведения проекта необходимо выполнить ряд действий.

Этап 1. Сформировать комитет управления проектом

Задачами такого комитета являются:

1) принимать решения по утверждению вышеперечис­ленных стандартов;

2) принимать оперативные решения в процессе произ­водства работ;

3) оценить деятельность групп на местах и при необ­ходимости делать выводы.

Процесс внедрения системы управленческой отчетнос­ти возникновением многочисленных ситуаций, когда не­обходимо принимать решения, например, по вопросам стандартизации процедур и справочников, финансирова­ния проекта, что требует наличия группы оперативного реагирования, наделенной максимально возможными полномочиями. В принципе, анализ процесса может осу­ществлять один человек, но высокая критичность приня­тых решений и их глубокая взаимосвязь с важнейшими бизнес-процессами компании требует принятия взвешен­ных решений с участием максимального числа предста­вителей заинтересованных сторон.

Этап 2. Сформировать рабочую (проектную) группу в центральном офисе и на местах (или филиалах, если таковые существуют)

Такая группа решает в процессе создания системы уп­равленческой отчетности, следующие задачи:

1) осуществлять внедрение системы;

2) администрировать систему и приложения;

3) настраивать опции для конкретного филиала (если таковой существует);

4) руководить процессом и контролировать его в це­лом;

5) готовить вопросы на утверждение управляющего ко­митета;

6) осуществлять непосредственные контакты с постав­щиком.

Если компания имеет сложную структуру, необходи­мо наличие дополнительного персонала, обеспечивающе­го разработку и поддержание в актуальном состоянии учетных и управленческих стандартов предприятия, воз­можно, в составе экономических подразделений (бухгал­терии, планового отдела) или в виде самостоятельного подразделения.

Этап 3. Сформировать корпоративные стандарты

Формируются следующие стандарты:

1) финансового учета (план счетов, учетная политика, шифры аналитического учета);

2) материального учета (справочник — кодификатор материалов, стандарты учета товародвижения, фи­нансовые документы, учетные регистры, сопрово­дительные документы, принципы управления склад­скими запасами в разрезе материалов);

3) производственного учета (принципы расчета себес­тоимости, принципы отнесения затрат, принципы учета вспомогательных и побочных производств).

Приведенный перечень корпоративных стандартов яв­ляется примерным и в значительной степени зависит от вида деятельности компании и ее текущего состояния (размер, наличие или отсутствие филиалов и т. д.).

Уровень детализации корпоративных стандартов зависит от степени интеграции финансовых процессов голов­ной организации и ее подразделений.

Крайне редко при создании такого проекта удается обойтись без привлечения услуг внешних консультантов. К сожалению, отечественный рынок управленческих ус­луг только формируется и не всегда можно найти специ­алиста для решения частных вопросов, которые возника­ют в процессе разработки такой системы. При использо­вании услуг западных консультантов следует иметь в виду, что стандартный западный проект внедрения системы исходит из некоторых предложений, которые не соответ­ствуют российской практике. К таким предположениям относятся:

Внутренняя отчетность в управленческом учете

В.Ф. Палий Глава из книги «Управленческий учет издержек и доходов с элементами финансового учета»
Издательство «Инфра-М», 2006 год

Внутренняя управленческая отчетность является наряду с Планом счетов управленческого учета системообразующим элементом, тем основным хребтом, на котором держится вся управленческая структура. Внутренняя отчетность – это совокупность упорядоченных показателей и другой информации. В ней дается интерпретация отклонений от целей, планов и смет, без чего управленческий учет остается формальным скоплением цифровых данных, непригодных для целей внутреннего управления.

Требования к построению и содержанию внутренней отчетности, выработанные наукой и практическим опытом, характеризуют самую суть данного элемента управленческого учета. Причем имеют значение как формальные, так и существенные требования.

Перечислим формальные требования к внутренней отчетности с краткими пояснениями:

  • целесообразность – информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;
  • объективность и точность – внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок, степень погрешности в отчетах не должна мешать принятию обоснованных решений. Оперативность, быстрота представления отчетности не может не влиять на точность информации, но следует стремиться к минимизации данного фактора;
  • оперативность отчетности заключается в том, что она должна представляться к сроку, когда она является необходимой для принятия решений;
  • краткость – в отчетности не должно быть излишней, избыточной информации. Чем отчет меньшего объема, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;
  • сопоставимость отчетности заключается в возможности использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности. Отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;
  • адресность – внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;
  • эффективность – издержки на составление внутренней отчетности должны быть сопоставлены с выгодами от полученной управленческой информации.

Целью внутренней отчетности является обеспечение управленческого персонала всех уровней необходимой управленческой информацией. Требования к содержанию отчетности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации. Менеджеры должны разъяснить бухгалтерам и другим исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме, в какие сроки им необходима.

Для менеджеров имеют значение не только содержание информации, но и способы ее доставки, формы отчетности, грамотно составленные сведения. Внутренняя отчетность должна обеспечить быстрый обзор и оценку фактических результатов, их отклонений от цели, определение существующих недостатков сегодня и на будущее, выбор оптимальных вариантов управленческих решений. Разработать отчетность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, весьма не просто. Добиться удовлетворительных результатов можно только совместными усилиями руководителей и бухгалтеров, других специалистов-экономистов, плановиков и т.п.

Специальные требования к внутренней отчетности состоят в следующем:

  • гибкая, но единообразная структура;
  • понятность и обозримость информации;
  • оптимальная частота представления;
  • пригодность для анализа и оперативного контроля;
  • непосредственно в отчетных формах должна приводиться первичная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет доходов, ранжирование отклонений и т.п.

Гибкая, но единообразная структура отчетной информации вытекает из самой сути внутреннего управления и управленческого учета. Информация обратной связи и контроля должна иметь достаточную внутреннюю гибкость, обеспечивающую реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. Вместе с тем необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности не может находиться в стадии перманентного изменения. Она может меняться только дискретно в связи с существенными изменениями в характере деятельности организации.

Гибкость и единообразие внутренней управленческой информации обеспечивается тем, что на самом первичном уровне регистрации накапливается необходимый объем данных, которые затем могут отбираться и группироваться в требуемом информационном контексте. Если вы не сможете охватывать необходимые данные на этапе их ввода, то впоследствии вам будет трудно получить нужную в каждом случае информацию.

То же относится к группировке издержек. Каждый центр ответственности хочет получать отчеты, содержащие информацию для своих собственных целей. Система информации должна быть разработана так, чтобы существовало определенное единообразие данных для группировки и сравнения. Бухгалтерский учет по определению стремится к единообразию, это знает каждый бухгалтер.

Понятность и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчетная форма должна содержать только ту информацию, которая необходима данному конкретному менеджеру. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность многими малосущественными показателями затрудняет понимание отчетности, ведет к использованию в управлении не той информации, которая позволила бы найти самое верное решение. По закону Паркинсона число цифр, включаемых в отчет, часто превышает пределы возможностей, обеспечиваемых отчетом.

Итак, чрезмерная детализация отчетности – враг понятности, а следовательно, действенности отчетности. Наиболее существенные примеры чрезмерной детализации:

  • размерность количественных показателей доведена до абсолютной точности. Вместо показателя объема на сумму 10 926 462 руб. 18 коп. следует записать 10 926 тыс. руб., или даже 10,9 млн руб., что намного обозримее детальной цифры, величина которой воспринимается с трудом;
  • отклонения отражаются буквально по всем статьям. Отклонение в 100 руб. приводится рядом с отклонением в 100 тыс. руб., в результате их можно понять как равновеликие. Мелкие отклонения распыляют внимание управляющего, ограничивают понимание информации;
  • статьи отчета детализируются по функциям «объем продаж», «издержки на продажи» без связи с видами продукции, секторами рынка и т.п. В данной ситуации имеем детализацию «наоборот»;
  • множество посторонних показателей, которые не контролируются данным центром ответственности.

Оптимальная частота представления отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т.е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах.

Внутренние отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными, ежедневными или представляться по мере возникновения отклонений. Нет необходимости увеличивать частоту представления отчетов, если невозможно принять решение на основе такого отчета. Если премирование персонала производится поквартально, то нет смысла в ежемесячной информации выполнения условий премирования. Агрегирование информации и частота ее представления коррелируют между собой. На низовых уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчеты. С переходом на более высокие уровни отчетность представляется все реже и содержит более укрупненные агрегированные показатели.

Не следует думать, что все отчеты нужны на третий день по окончании месяца. Все зависит от необходимости принимать оперативные решения, от потребности в дополнительных сведениях и пояснениях.

ФОРМЫ ВНУТРЕННИХ ОТЧЕТОВ

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом в принятии решений является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна. Она отрицает шаблонный подход. Можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характеристике форм отчетности (рис. 1).

По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

Комплексные итоговые отчеты представляются обычно за месяц или за иной отчетный период (квартал, полугодие и т.п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период; представляются регулярно и отражают доходы и расходы по центрам ответственности, исполнение сметы издержек, рентабельность, движение денежных средств и иные показатели для общей оценки и контроля.

Тематические отчеты по ключевым показателям представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции и другим, не входящим в оценочные, плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам руководителей и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности. Например, причины, влияющие на перерасход ресурсов, уровень продаж по секторам рынка, всесторонняя оценка причин изменения рентабельности, анализ рынка и использования производственной мощности, факторы риска деятельности в определенных направлениях и т.п.


Рис. 1. Классификация внутренней отчетности

По уровням управления различают оперативные отчеты, текущие и сводные отчеты. Оперативные отчеты представляются на низовом уровне управления в центрах ответственности. Они содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Составляются еженедельно и ежемесячно.

Текущие отчеты содержат агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

Сводные отчеты представляются для высшего управленческого персонала организации, по которым принимаются стратегические решения и осуществляются общий контроль деятельности и контроль управленческого персонала на среднем, иногда – на нижнем уровне. Периодичность колеблется от ежемесячных до ежегодных отчетов.

Оперативная информация, предназначенная для низовых центров ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. Нижний уровень – это оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов, использованию ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации.

Пример отчета об издержках для разных уровней управления одной из организаций.

Месячный отчет вице-президента по производству, тыс. руб.

Контролируемые издержки По смете Фактические Отклонения Неблагоприятные отклонения
108 400 111 400 3000
Планирование и расчеты 92 400 96 600 4200 3000
Прочие издержки 12 300 11 900 (400)
Издержки цеха А 280 600 285 000 4400 4200!
Издержки цеха Б 389 440 382 650 (6790) 4400
Всего: 883 140 887 550 4410 4410
Месячный отчет начальника цеха Б, тыс. руб.

Контролируемые издержки По смете Фактические Отклонения Неблагоприятные отклонения
Общецеховые издержки: 21 340 19 680 (1660)!
На оплату труда 63 200 64 300 1100
На коммунальные услуги 10 700 8100 (2600)! 1100
Прочие 110 000 113 070 3070
Издержки подразделений: 48 200 45 800 (2400)
Штамповочного Красильного Сборочного 136 000 131 700 (4300) 3070
Всего: 389 440 382 650 (6790)
Месячный отчет мастера штамповочного участка, тыс. руб.

Контролируемые издержки По смете Фактические Отклонения Неблагоприятные отклонения
Материалы основные 44 200 45 300 1100 1100
Прямая оплата труда 25 600 25 900 300 300
Специнструмент 3850 2750 (1100)! 450
Оплата обслуживающего персонала 12 430 12 880 450 700
Вспомогательные материалы 20 100 20 800 700 1620!
Прочие издержки 1620 5440 3820
Всего 110 000 113 070 3070 4170

Примечание. «По смете» указаны издержки в пересчете на фактический объем производства; знаком «!» отмечены отклонения, превышающие 4% по данной статье.

По объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты. Сводка – это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период, иногда за день, за неделю. Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях данного центра ответственности. Общие финансовые отчеты составляются по организации в целом и содержат информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

По формам представления внутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме.
Табличная форма представления внутренней отчетности является наиболее приемлемой и для составителей, и для пользователей.

Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К ней все привыкли, она стала традиционной. Нужно правильно структурировать отчетные показатели, разделить их на зоны, выделить главные, требующие особого внимания, а самое важное – постараться изложить отчет на одной странице без оборота.

Для пояснений к отчету может быть приложена записка с комментариями и раскрытием основных показателей.

Графическая форма наиболее наглядна, не нужно только перегружать графики и диаграммы излишней цифровой информацией, стараться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет восприятие информации. Много цифр нагляднее представлять в табличной форме.

Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствует цифровая информация, либо ее объем незначителен, но нужно подробно объяснить взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам в табличной или графической формах.

Пример внутреннего отчета центра прибыли, распределенного на зоны (в млн. руб.) за девять месяцев 2005 г.

Выручка Переменные издержки По месяцам Валовая прибыль С начала года
2004
факт
2005 2004
факт
2005 2004
факт
2005 2004
факт
2005
план факт план факт план факт план факт
7,3 7,9 7,1 4 4,6 4,0 Январь 3,3 3,3 3,1 6,0 4,9 4,9
7,8 7,7 7,2 5,1 5,6 5,4 Февраль 2,7 1,6 1,8 9,2 7,9 7,9
7,6 8,3 8,3 4,4 5,3 5,3 Март 3,2 3,0 3,0
6,9 6,9 7,0 4,4 5,5 5,0 Апрель 2,5 1,5 2,0 11,7 9,4 9,9
6,0 7,4 6,0 5,2 4,6 4,8 Май 2,2 1,4 1,2 13,9 10,8 11,1
7,6 8,0 7,6 5,4 5,8 5,3 Июнь 2,6 1,8 2,3 16,5 12,6 13,4
7,0 6,7 5,6 4,2 3,8 3,3 Июль 2,5 1,8 2,3 19,0 14,4 15,7
6,9 6,3 7,9 3,7 5,8 5,4 Август 2,6 2,1 2,5 21,6 16,5 18,2
7,6 6.9 7,8 4,2 5,0 5,4 Сентябрь 2,7 2,8 2,4 24,3 20,6 19,3

Версия для печати

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *