Подлинник документа

Значения слова дубликат. Что такое дубликат?

Дубликат

Дубликат (лат. duplicatus — «удвоенный») — копия, второй или следующий экземпляр документа, предмета. Цель изготовления — замена подлинника. При определённых условиях иногда требуется не один…

ru.wikipedia.org

ДУБЛИКАТ ДУБЛИКАТ — второй или следующий экземпляр какого-либо письменного до-кумента, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу.

Словарь финансовых терминов

ДУБЛИКАТ — второй или следующий экземпляр какого-либо письменного до-кумента, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Цель изготовления ДУБЛИКАТА — замена подлинного документа, не обходимая в тех случаях…

Словарь финансовых терминов

Дубликаты

ДУБЛИКАТЫ — точные копии (не через копирку) тех частей изд. текстового оригинала, которые не могут быть набраны совместно с осн. его частью по условиям наборного производства типографии и набираются отдельно.

Издательский словарь. — 2003

Дубликат оригинала

ДУБЛИКАТ ОРИГИНАЛА (от лат. duplicatus — удвоенный) — копия отдельных частей издательского текстового оригинала, подлежащая набору иным шрифтом или на другом наборном оборудовании, чем основной текст.

Реклама и полиграфия. — 2004

Дубликат розыскного дела

Дубликат розыскного дела — дело, заводимое ими органам КГБ, на территории оперативного обслуживания которых проживают родственники и иные близкие связи государственных преступников, объявленных во всесоюзный розыск…

Контрразведывательный словарь. — 1972

Выдача дубликата исполнительного листа

ВЫДАЧА ДУБЛИКАТА ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО ЛИСТА — в случае утраты исполнительного листа арбитражный суд, принявший судебный акт, может по заявлению взыскателя выдать дубликат исполнительного листа.

Справочник руководителя. — 2004

КОНТРАКТ С ОТРЫВНЫМ ДУБЛИКАТОМ

КОНТРАКТ С ОТРЫВНЫМ ДУБЛИКАТОМ — (indenture) 1. Документ (deed), скрепленный подписями и печатями, в первую очередь оформляющий или передающий собственность на землю.

Словарь бизнес терминов. — 2001

Русский язык

Дублика́т, -а.

Орфографический словарь. — 2004

Уникальные документы

Все документы, которые находятся на хранении в любом архиве нашей страны имеют три уровня ценности: ценные, особо ценные и уникальные. Более высокий уровень ценности документов предполагает особое отношение к ним – условия хранения, порядок выдачи для использования, очередность включения в планы по созданию страхового фонда и научно-справочного аппарата, а в случае необходимости, – реставрации.
На 1 января 2018 г. при общем объеме документов Государственного архива Кировской области 1 732 923 единицы хранения, количество особо ценных составляет 21 585 единиц хранения, уникальных – 55 документов.
Согласно Федеральному закону от 22 октября 2005 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», уникальный документ – это «особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) внешним призна-кам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности».
Правила организации работы архивов различают два уровня уникальных документов – федеральный и региональный. В Государственном архиве Кировской области к настоящему времени выявлены уникальные документы только регионального уровня.
Для того чтобы архивный документ был признан уникальным, он должен соответствовать ряду установленных критериев.
Первый критерий – древность документа – является самодостаточным и не требует в дополнение каких-либо других критериев. Учитывая, что основной комплекс архивных документов по истории Вятского края начинается с 1780-х гг., а документы учреждений духовного ведомства сохранились с первой половины XVIII столетия, по этому критерию включению в региональный реестр подлежат документы, созданные до 1700 г. Для федерального реестра рубежной датой для признания документа уникальным по критерию древности является 1626 г.
Если документ не отнесен к древним, он может быть определен как уникальный, если соответствует хотя бы одному из четырех последующих критериев: отношение документа к историческому событию, отношение документа к исторической личности, юридическое значение документа, художественные и оформительские особенности документа.
Эти критерии не самодостаточны, они могут применяться лишь при условии соответствия документа еще четырем критериям: подлинности, бесспорности культурно-исторической значимости, публичности и высокой материальной ценности. Таким обра-зом, для отнесения к уникальным документ, не являющийся древним, должен соответствовать как минимум пяти критериям.
Работа по выявлению уникальных документов в Государственном архиве Кировской области ведется с 2003 г. в плановом порядке. Для этой цели специально создана группа из числа наиболее опытных сотрудников из разных отделов.
Документы, предлагаемые для отнесения к категории уникальных, представляются на рассмотрение методической комиссии архива, и, в случае положительного решения, передаются для заключения эксперту из числа признанных специалистов в области исто-рии или литературы. Если специалист дает заключение о соответствии документа требуемым критериям, документ представляется для окончательного решения на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии при управлении по делам архивов Кировской области (с 2015 г. – при министерстве культуры Кировской области).
Выявленные в архиве уникальные документы включаются в Государственный региональный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Кировской области.
На каждый уникальный документ составляется лист описания, где дается аннотация текста, краткая история документа, отмечаются внешние особенности носителя информации (бумаги).

Перечень уникальных документов на 01.01.2018

Уникальный документ

Смотреть что такое «Уникальный документ» в других словарях:

  • УНИКАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ — особо ценный документ, не имеющий сеюе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности … Юридическая энциклопедия

  • уникальный документ — 3.15 уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) внешним признакам. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • УНИКАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ — согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • ДОКУМЕНТ УНИКАЛЬНЫЙ — УНИКАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ … Юридическая энциклопедия

  • Руководящий документ. Защита от несанкционированного доступа к информации. Термины и определения — Терминология Руководящий документ. Защита от несанкционированного доступа к информации. Термины и определения: 29. Администратор защиты Субъект доступа, ответственный за защиту автоматизированной системы от несанкционированного доступа к… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ГОСТ Р 33.505-2003: Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием — Терминология ГОСТ Р 33.505 2003: Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием оригинал документа: 3.2 аналоговые технологии:… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Ремезов, Семён Ульянович — Семён Ульянович Ремезов Силуэт памятника Семёну Ремезову на фоне неба и … Википедия

  • Род Лермонтовых — РОД ЛЕРМОНТОВЫХ. . Отец поэта Юрий Петрович Лермонтов, мелкий помещик, не располагал сведениями о своей родословной ранее 18 в. и лишь в 1825 начал хлопотать о внесении себя и сына в книгу тульского… … Лермонтовская энциклопедия

  • Бабель Исаак Эммануилович — (1894 1940), русский писатель. В новеллах, отличающихся метафоричной образностью и колоритностью языка (своеобразие одесского жаргона), изобразил стихию и драматичность коллизии Гражданской войны, привнося личный опыт бойца 1–й Конной армии… … Энциклопедический словарь

  • Бёрни Фанни — (Burney) (1752 1840), английская писательница. В психологическом романе «Эвелина» (1778), «Цецилия» (1782), «Камилла» (1796) в идиллических тонах изобразила быт и нравы аристократической среды. * * * БЕРНИ Фанни БЕРНИ (Burney) Фанни (13 июня 1752 … Энциклопедический словарь

>Виды документов

Документ

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и свойства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:

  • личного происхождения;
  • официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

  • Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
  • Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
  • Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
  • Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
  • Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
  • Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
  • Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
  • Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
  • Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
  • Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
  • Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

  • входящие (поступившие в организацию);
  • исходящие (отправляемые из организации);
  • внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
  • Совокупность этих документов образует документооборот организации.

Виды документов по числу затронутых вопросов:

  • простые;
  • сложные.

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции).

По ограничению доступа документы разделяются на:

  • секретные;
  • для служебного пользования;
  • несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

Виды документов по способу изложения текста:

  • индивидуальные;
  • трафаретные;
  • типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

По степени подлинности документы делятся на:

  • подлинники (оригиналы);
  • копии;
  • дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.

По срокам хранения документы делятся на:

  • документы постоянного;
  • долговременного (свыше 10 лет);
  • временного (до 10 лет) хранения.

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

По способу передачи документов различают:

  • письма;
  • телеграммы;
  • телефонограммы;
  • телексы;
  • факсограммы;
  • электронные сообщения.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *